Die häufigsten Fehler bei der Nutzung virtueller Datenräume und wie man sie vermeidet

Virtuelle Datenräume sind aus modernen Investitionsprozessen nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen Ihnen den sicheren Austausch von Dokumenten bei Fusionen und Übernahmen (M&A), Due-Diligence-Prüfungen, Börsengängen, Fremdfinanzierungen und Immobilientransaktionen. Obwohl die Technologie die Arbeit erheblich rationalisiert, können eine unsachgemäße Implementierung oder mangelnde Erfahrung zu kostspieligen Fehlern führen und sogar eine Transaktion zunichte machen.

Vermeiden Sie diese Fehler bei der Verwaltung eines Projekts in VDR

Im Folgenden werden die häufigsten Probleme bei der Arbeit mit VDR erläutert und Vorschläge zu deren effektiver Vermeidung gegeben.

1. Unzureichende Vorbereitung der Projektdokumentation für den VDR

Problem

Einer der häufigsten Fehler ist das zu hastige oder chaotische Hinzufügen von Dateien zum VDR. Dokumente sind unorganisiert, haben inkonsistente Namen, keine Versionsangaben oder sind veraltet.

Folgen

• Informationschaos und Schwierigkeiten bei der Navigation im VDR

• Verminderte Glaubwürdigkeit des Unternehmens in den Augen der Investoren

• Risiko, dass wichtige Daten bei der Due Diligence übersehen werden

  
  

So vermeiden Sie das

• Erstellen Sie eine Ordnerstruktur (vorzugsweise basierend auf der DD-Checkliste)

• Verwenden Sie eine einheitliche Dateibenennung (z. B. „01_Finanzen_2024_Q1.xlsx“)

• Führen Sie eine interne Dokumentenprüfung durch, bevor die Dokumente an den VDR gesendet werden

• Kennzeichnen Sie Entwürfe und endgültige Versionen. Vermeiden Sie doppelte Daten

2. Zu weit gefasste oder falsche Zugriffsrechte auf den VDR

Problem

Manchmal erhalten alle Benutzer dieselben Berechtigungen oder der Zugriff wird ohne genaue Kontrolle gewährt. Ein Beispiel hierfür wäre ein Investor aus einem Konkurrenzunternehmen, der Zugriff auf sensible Betriebsinformationen erhält.

Folgen

• Risiko der Offenlegung vertraulicher Daten

• Verstoß gegen die DSGVO oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung

• Keine Kontrolle darüber, wer bestimmte Dokumente eingesehen hat

  
  

So vermeiden Sie das

• Verwenden Sie Rollen- und Benutzergruppenmechanismen (z. B. Management, Berater, Investoren)

• Gewähren Sie Zugriff nur bei Bedarf

• Überprüfen Sie den Zugriff regelmäßig – Aktivitätsprotokolle zeigen, wer was wann gesehen hat

• Wählen Sie einen VDR mit temporärem oder bedingtem Zugriff (z. B. nur nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung)

3. Vernachlässigung der Passwortsicherheit und Authentifizierung

Problem

Benutzer ändern häufig die Standardpasswörter nicht, verwenden dieselben Daten für mehrere Dienste oder aktivieren die verfügbaren Sicherheitsfunktionen nicht.

Folgen

• Erhöhtes Risiko eines unbefugten Zugriffs

• Möglichkeit von finanziellen, persönlichen oder rechtlichen Datenverletzungen

• Verstoß gegen Compliance-Regeln und Unternehmensrichtlinien

  
  

So vermeiden Sie das

• Verlangen Sie starke Passwörter und deren regelmäßige Änderung

• Aktivieren Sie 2FA oder MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) – insbesondere für Benutzer mit Zugriff auf wichtige Daten

• Verwenden Sie SSO (Single Sign-On), wenn der VDR dies zulässt

• Überprüfen Sie regelmäßig inaktive Konten und löschen Sie diese während des Projekts

4. Keine Überwachung der Benutzeraktivitäten

Problem

Administratoren nutzen die in der VDR verfügbaren Analyse-Tools nicht. Es gibt keine Informationen darüber, wer welche Dokumente angesehen hat, wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde oder welche Dateien heruntergeladen wurden.

Folgen

• Mangelnde Transparenz und verpasste Gelegenheit, das Interesse an dem Angebot zu überprüfen

• Schwierigkeiten bei der Identifizierung potenzieller Warnsignale auf Seiten des Investors

• Möglichkeit unbemerktem Datenverlust

So vermeiden Sie das

• Analysieren Sie regelmäßig Heatmaps, Protokollberichte und Browsing-Statistiken

• Ermitteln Sie, welche Bereiche für Investoren am interessantesten sind (z. B. Personalwesen, IP-Vereinbarungen, Patente)

• Reagieren Sie auf ungewöhnliches Verhalten, wie z. B. das massenhafte Herunterladen von Dokumenten durch einen einzelnen Benutzer

5. Inkonsistente Kommunikation innerhalb des VDR

Problem

Benutzer veröffentlichen unüberprüfte Kommentare, senden vertrauliche Fragen an die falschen Personen oder veröffentlichen Vertragsentwürfe zu ungeeigneten Zeitpunkten.

Folgen

• Missverständnisse und potenzielle rechtliche Risiken

• Mangelnde Kontrolle über die Versionierung und Freigabe von Informationen

• Schwächung des Vertrauens zwischen den Parteien

So vermeiden Sie das

• Entwickeln Sie klare Kommunikationsregeln für alle Beteiligten

• Nutzen Sie die in der VDR verfügbaren Q&A-Module – sie zentralisieren Fragen und Antworten

• Kennzeichnen Sie Dokumente als „Entwurf / Zur Freigabe“

• Führen Sie ein Freigabesystem für Veröffentlichungen ein (z. B. Überprüfung vor der Veröffentlichung)

Was ist noch zu beachten?

• Achten Sie auf eine sorgfältige Einarbeitung des Teams – selbst der beste VDR nützt nichts, wenn die Nutzer nicht wissen, wie er funktioniert.

• Wählen Sie VDR-Lösungen mit lokalem Support und einer transparenten Sicherheitsrichtlinie.

• Vergessen Sie nach Abschluss des Projekts nicht, die Zugriffsrechte zu widerrufen und die Projektdaten zu archivieren.

Zusammenfassung

Virtuelle Datenräume sind heute nicht nur ein IT-Tool, sondern auch eine Grundlage für den Aufbau von Vertrauen in eine Transaktion. Ein professioneller Ansatz für ihre Nutzung – basierend auf Struktur, Sicherheit und Analyse – erhöht die Erfolgschancen für den gesamten Prozess.

Durch die Vermeidung der oben beschriebenen Fehler können Sie nicht nur die Transaktion beschleunigen, sondern auch das Image Ihres Unternehmens in den Augen von Investoren und Beratern verbessern.

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Über uns

Secudo Solutions ist ein spezialisiertes Unternehmen, das hochwertige Produkte für die Informations- und Datensicherheit anbietet. Wir bieten Digitalisierungsdienstleistungen und Software im Bereich moderner Technologien für die Weitergabe von vertraulichen Informationen, Verschlusssachen und sensiblen Daten sowie für die Digitalisierung, Sicherung, Verschlüsselung und gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten innerhalb und außerhalb der Organisation.

Seit mehr als 10 Jahren hat sich Secudo Solutions auf die Bereitstellung von Lösungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung, Archivierung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in Form von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder virtuellen Datenräumen (VDR) spezialisiert. Das Unternehmen hat das SECUDO VDR-System eigenständig entwickelt und vermarktet. VDR SECUDO ist eine Plattform für die sichere Digitalisierung, Archivierung, gemeinsame Nutzung und Verarbeitung von Unternehmensdokumenten und -daten, die in der Cloud in einem Software-as-a-Service-Modell für Geschäftskunden angeboten wird.